인사 담당자가 직원 문의 답변을 AI 비서에게 넘기는 법

인사팀에 오는 메신저 질문은 대부분 비슷해요. “연차 당겨 쓸 수 있어요?”, “재직증명서 어디서 떼요?”, “출산휴가 중에도 상여 나와요?” 같은 것들이요. 답은 규정에 다 있는데, 매번 규정 찾아서 요약해서 정중하게 쓰는 데 15분씩 가요. 이걸 AI 비서에게 넘겨 봤어요.

그냥 시키면 어떻게 되나

처음엔 아무것도 안 알려 주고 이렇게 던졌어요.

직원이 연차를 당겨 쓸 수 있냐고 물어보는데 답변 메시지 써 줘.

돌아온 답은 정중했지만 쓸 수가 없었어요. “회사 규정에 따라 다를 수 있으니 인사팀에 문의하세요”로 끝났거든요. 인사팀이 인사팀에 문의하라는 답을 받은 거죠. 당연해요. 이 비서는 우리 회사 규정을 본 적이 없으니까요.

규정 세 줄을 같이 넘기면 달라져요

두 번째는 규정에서 해당 조항만 떼어서 같이 넘겼어요. 전체 틀은 이래요.

나는 회사 인사 담당자이고, 이 메시지는 연차를 당겨 쓸 수 있는지 물어본 직원에게 메신저로 답하려고 쓰는 거야.

형식: 다섯 문장 이내, 존댓말, 결론을 첫 문장에, 신청 방법을 마지막에.

아래 연차 규정 발췌에 있는 내용만 쓰고, 없는 내용은 "확인 필요"라고 표시해 줘.
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당겨 쓰기는 연 최대 3일까지. 팀장 승인 필요. 퇴직 시 미발생분은 급여에서 정산.
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답변 메시지 써 줘.

이번엔 “네, 연 최대 3일까지 당겨 쓰실 수 있어요. 팀장님 승인을 받으신 뒤 신청하시면 돼요.”로 시작하는 답이 나왔어요. 퇴직 시 정산 얘기도 한 줄 들어갔고요. 바뀐 건 규정 세 줄을 넘긴 것뿐이에요.

제일 효과가 큰 한 줄은 **“없는 내용은 ‘확인 필요’라고 표시해 줘”**예요. 이게 없으면 비서가 모르는 걸 아는 척해요. 예를 들어 “당겨 쓴 연차는 다음 해에 차감됩니다” 같은 그럴듯한 문장을 지어내요. 저 한 줄을 넣으면 그 자리에 “(확인 필요)“가 붙어서, 제가 보고 지우거나 채우면 돼요.

직원 이름은 넣지 마세요

직원 이름, 사번, 남은 연차 일수는 넣지 않아요. 넣을 이유도 없어요. 비서가 쓴 답에 제가 보낼 때 이름만 붙이면 되니까요. 규정 문서 전체를 넘기는 것도 피하세요. 필요한 조항만 떼어 넘기는 게 답도 정확하고 밖으로 나가는 것도 적어요.

보내기 전에 보는 것

받은 답을 그대로 보내지는 않아요. 세 가지만 봐요.

• 숫자와 조건이 규정 발췌와 같은가. 비서가 제일 자주 틀리는 게 숫자예요.
• “확인 필요”가 붙은 자리를 내가 채웠거나 지웠는가.
• 이 직원이 예외 상황(수습 기간, 퇴직 예정)인지 내가 따로 확인했는가. 이건 비서가 알 수 없어요.

다음부터는 빈칸만 채워요

위 틀에서 매번 바뀌는 건 두 군데예요. 직원이 뭘 물었는지, 그리고 해당 규정 발췌. 나머지는 고정이니까 메모 앱에 틀을 저장해 두고 그 두 칸만 채워서 던지면 돼요. 15분 걸리던 게 확인까지 5분이면 끝나요.

연차 말고 증명서 발급, 복지 포인트, 경조사 휴가도 똑같은 틀로 돼요. 규정 발췌만 바꾸면 되니까요.